Turvallisuusjärjestelmän hankintaprosessi 2026

Turvallisuusjärjestelmän hankinta on investointi, joka vaikuttaa yrityksen toimintaan ja turvallisuustasoon vuosia. Huolimaton hankintaprosessi johtaa järjestelmään, joka ei vastaa todellisia tarpeita, ylittää budjetin tai aiheuttaa lisäkustannuksia myöhemmin. Tässä oppaassa käymme läpi hankintaprosessin vaihe vaiheelta.

Vaihe 1: Tarpeiden kartoitus

Riskianalyysi

Ennen tarjouspyyntöä tehdään riskianalyysi:

Uhat (mitä voi tapahtua?):

• Murto, varkaus tai ilkivalta
• Tulipalo tai vesivuoto
• Henkilövahinko (asiakkaat, henkilöstö)
• Tietomurto tai sisäinen väärinkäyttö

Haavoittuvuudet (missä olemme heikkoja?):

• Puuttuvat lukot tai heikot ovet
• Pimeät alueet ilman valvontaa
• Kulkuoikeuksien hallinta on manuaalinen
• Ei hälytystä tai hälytysvaste on hidas

Seuraukset (mitä tapahtuu jos riski toteutuu?):

• Taloudelliset menetykset (varkaus, korvaukset)
• Toiminnan keskeytyminen
• Maineriski (asiakasdatan murtautuminen)

Lakivaatimukset

Tarkista ennen hankintaa:

• GDPR: kameravalvonta henkilötietona, tallenteiden hallinta
• Toimialakohtaiset vaatimukset (pankki, sairaala, elintarvike)
• Pelastuslaki: paloilmoittimen velvoitteet
• Vakuutusyhtiön vaatimukset (voimassa oleva hälytysjärjestelmä)

Budjetti

Realistinen budjetti hankinnalle:

• Pieni toimisto (< 500 m²): 5 000–20 000 €
• Keskikokoinen kiinteistö (500–2 000 m²): 20 000–80 000 €
• Suuri kohde (> 2 000 m²): 80 000–500 000 €

Huomio: laitteet ovat vain osa kokonaiskustannuksesta. Asennus, konfigurointi ja käyttöönotto voivat lisätä 30–60 % laitehinnan päälle.

Vaihe 2: Tarjouspyyntö

Tarjouspyynnön rakenne

Hyvä tarjouspyyntö sisältää seuraavat osiot:

1. Kohteen kuvaus

• Kiinteistön tyyppi, koko (m²) ja käyttäjämäärä
• Nykyinen turvallisuustilanne (mitä on, mitä puuttuu)
• Erityiset olosuhteet (kylmätila, suurjännite, hygienia-alue)

2. Järjestelmävaatimukset

• Kameravalvonta: kameramäärä (arvio), resoluutio (min. 4MP), tallennusaika (min. 30 vrk), pimeänäkö (IR kaikki kamerat)
• Kulunvalvonta: ovimäärä, kortinlukijatyyppi (RFID / biometria / mobiili), käyttäjämäärä
• Hälytysjärjestelmä: laitealueet, hälytyskeskuksen liittyminen (ISS vai oma)

3. Palvelut

• Asennusaikataulu
• Koulutus loppukäyttäjille ja järjestelmänvalvojille
• Takuuehdot (min. 2 vuotta)
• Ylläpitosopimus (huoltovälit, vaste-aika vikaantuessa)

4. Hintapyyntö

• Eriteltynä: laitteet, asennus, konfigurointi, koulutus, vuosiylläpito
• Vaihtoehtoinen konfiguraatio (jos tarjolla)
• Referenssit vastaavista kohteista (3 kpl)

Tarjouspyynnön jakaminen

Pyydä tarjoukset vähintään kolmelta toimittajalta:

• 1 suuri kansallinen toimija (turvallisuusalan integraattori)
• 1 alueellinen toimija (tuntee paikalliset olosuhteet)
• 1 erikoistunut toimittaja (esim. videovalvontaan erikoistunut)

Security.fi voi kilpailuttaa tarjoukset puolestasi — maksuton palvelu hankintaprosessin helpottamiseksi.

Vaihe 3: Tarjousten arviointi

Kokonaisarviointimalli

Älä valitse halvimman hinnan perusteella. Arvioi toimittajaa kokonaisuutena:

Referenssien tarkistaminen

Pyydä vähintään 2–3 referenssiyhteystietoa:

• Ota suora yhteys referenssiyritykseen (älä pelkästään toimittajan toimittamia suosituskirjeitä)
• Kysy: “Toimitettiinko projekti ajallaan ja budjetissa?”
• Kysy: “Miten toimittaja hoitaa vikailmoitukset?”
• Kysy: “Suosittelisitko toimittajaa vastaavaan projektiin?”

Tekninen arviointi

Ennen sopimusta:

• Pyydä demo tai pilotti (esim. testaa kamera kohteessa ennen tilausta)
• Tarkista laitemerkit ja valmistajat (vältä tuntemattomia no-brand-laitteita)
• Tarkista kyberturvallisuus (salasanat, firmware-päivitykset, verkkoeriytys)

Vaihe 4: Sopimuksen neuvottelu

Kriittiset sopimusehdot

Takuu:

• Vähintään 2 vuotta laitteille
• Asennustyön takuu (ei lisämaksua, jos asennus aiheuttaa vian)

SLA (palvelutasosopimus):

• Kriittinen vika (kaikki kamerat poissa): vaste 4h, korjaus 8h
• Ei-kriittinen vika (yksi kamera rikki): vaste 24h, korjaus 5 vrk

Hinnoittelun sitovuus:

• Varaosat toimituksenaikaiseen hintaan (ei +50 % 2 vuoden päästä)
• Ohjelmistolisenssit: vuosimaksu kiinnitetty tai indeksikorotus max. 5 %/v

Aineiston omistajuus:

• Kaikki tallenteet ovat tilaajan omaisuutta
• Toimittajalla ei pääsyä tallenteisiin ilman lupaa
• Datan siirto, jos vaihdatte järjestelmää

Salassapito:

• Toimittaja ei saa kertoa ulkopuolisille kohteen turvallisuusjärjestelyistä

Maksuehdot

• Suositeltu rakenne: 30 % tilauksen yhteydessä, 60 % asennuksen valmistuttua, 10 % takuujakson jälkeen
• Vältä 100 % etukäteismaksua pienille toimittajille

Vaihe 5: Asennus ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma

Ennen asennuksen alkua:

• Hyväksy asennussuunnitelma (pisteiden sijainnit, kaapelireitit)
• Sovi asennusaikataulu (ei häiritä tuotantoa tai asiakkaita)
• Nimittää yhteyshenkilö asennusprojektille

Vastaanottotarkastus

Asennuksen valmistuttua:

• Tarkista jokainen kamera, lukija ja hälytyspiste
• Testaa hälytyksiä (murtoilmaisin laukaistaan testinä)
• Tarkista tallenteiden toimivuus (poistatko vanhin, kun tallennustila täynnä?)
• Varmista, että saat kaikki ohjelmistotunnukset ja dokumentaation

Koulutus

Vähimmäiskoulutus:

• Käyttäjät: Järjestelmän käyttöliittymä, kuvan katselu, hälytyksen kuittaus
• Ylläpitäjät: Käyttöoikeuksien hallinta, tallenteiden vienti, liittyminen ulkoisiin järjestelmiin

Jatkuva ylläpito

Vuosihuolto

Turvallisuusjärjestelmä vaatii huoltoa:

• Kameravalvonta: Linssin puhdistus, firmware-päivitys, tallentimen tarkistus
• Kulunvalvonta: Lukijoiden puhdistus, akkujen tarkistus (langattomissa), ohjelmistopäivitys
• Hälytysjärjestelmä: Paristojen vaihto (ilmaisimet), testilaukaisu, varmuuskopioi konfiguraatio

Pyydä maksuton tarpeiden kartoitus →

Lisätietoa: Turvallisuusjärjestelmien elinkaari | Turvallisuusbudjetti yrityksille | SLA ja palvelutasosopimus