Kameratallenteita saa säilyttää vain niin kauan kuin ne ovat tarpeen valvonnan käyttötarkoituksen kannalta. Säilytysajan pitää olla suunniteltu, perusteltu ja dokumentoitu. GDPR art. 5(1)(e) (säilytyksen rajoittaminen) edellyttää, että henkilötietoja säilytetään vain tarpeen ajan — tämän jälkeen tiedot on poistettava tai anonymisoitava. (Tietosuojavaltuutetun toimisto)
Kuinka pitkä kameratallenteiden säilytysaika kannattaa olla?
Sopiva säilytysaika riippuu valvonnan tarkoituksesta. Jos tarkoitus on havaita vahingot, murrot tai työturvallisuustilanteet nopeasti, säilytysajan pitää vastata sitä aikaa, jossa tapahtumat yleensä huomataan. “Ikuisesti varmuuden vuoksi” ei ole tietosuojamalli – se on digitaalinen roskahuone.
Käytännön esimerkkejä:
- myymälä tai toimisto: usein muutama päivä tai viikko
- varasto ja logistiikka: tarpeen mukaan pidempi selvitysaika
- työmaa: säilytysaika riippuu riskistä ja tapahtumien havaitsemisesta
- kriittinen teollisuuskohde: säilytys perustellaan riskien mukaan
- työpaikan kameravalvonta: erityinen huolellisuus työntekijöiden yksityisyyden vuoksi
Tietosuojavaltuutetun työelämän käsikirjassa todetaan, että tallenteet pitää hävittää heti, kun niitä ei tarvita, ja työpaikkakontekstissa maksimitallennusaika on yksi vuosi, ellei asian myöhempi käsittely muuta edellytä. (Tietosuojavaltuutetun toimisto)
Mitä säilytysajasta pitää dokumentoida?
Säilytysajan pitää näkyä sisäisessä dokumentaatiossa ja rekisteröidyille annettavassa informaatiossa. Jos säilytysaikaa pidennetään yksittäisen tapahtuman vuoksi, myös tälle pitää olla peruste.
Dokumentoi ainakin:
- normaali säilytysaika
- käyttötarkoitus, johon säilytys liittyy
- automaattinen poistokäytäntö
- poikkeustilanteet, joissa tallenne säilytetään pidempään
- kuka voi päättää pidemmästä säilytyksestä
- miten poistaminen varmistetaan
- missä järjestelmissä tallenteita säilytetään
Yhteenveto: säilytysaika osana tietosuojaa
Säilytysajan määrittely on osa GDPR:n tietojen minimointiperiaatetta (art. 5(1)(c)–(e)). Se ei ole erillinen tekninen päätös, vaan osa dokumentoitua tietosuojakäytäntöä. Tallenteiden luovutuksen yhteydessä syntyvät erityistilanteet — kuten tapahtuman vuoksi pidennetty säilytys — käsitellään tarkemmin tallenteiden-luovutus-ja-viranomaispyynnöt-sivulla. Lataa lakisääteinen kameravalvonnan tietosuojaseloste tästä.
