Pienyrityksessä etäkäytön pitää toimia niin, että omistaja, toimipistevastaava tai yrittäjä osaa käyttää sitä ilman omaa IT-henkilöä. Jos perustoiminnot vaativat jatkuvaa tukea, ratkaisu on väärä. Hyvä etäkäyttöratkaisu on kuin pankkisovellus: ensimmäisellä kerralla tarvitaan opastus, mutta sen jälkeen perustoiminnot sujuvat itsekseen.
Käyttöliittymä ratkaisee enemmän kuin speksit
Pienyritykselle tärkeintä ei ole se, montako erikoistoimintoa sovelluksessa on. Tärkeintä on, löytyykö oikea tallenne nopeasti, tuleeko hälytys selkeästi ja onnistuuko peruskäyttö ilman käsikirjaa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että tallenteiden haku toimii päivämäärän ja kellonajan perusteella selkeällä aikajanalla, hälytykset näkyvät etusivulla heti sovelluksen avattua ja kameravalinnan pitää onnistua yhdellä klikkauksella.
Liian monimutkainen käyttöliittymä johtaa siihen, että sovellusta ei käytetä – erityisesti pienyrityksessä, jossa omistajalla on jo kymmeniä muita asioita hoidettavanaan. Jos tallenteiden hakuun tarvitaan aina toimittajan tuki, järjestelmä ei ole tarkoitukseen sopiva.
Oikea tuki sisäänrakennettuna
Hyvä pienyritysratkaisu sisältää käyttöönotossa selkeän perehdytyksen, yksinkertaiset roolit ja mahdollisuuden rajata käyttö vain niihin näkymiin, joita yrittäjä todella tarvitsee. Käytännössä tämä tarkoittaa, että käyttöönoton yhteydessä yrittäjälle näytetään konkreettisesti, miten hälytys tarkistetaan, miten tallenne haetaan tietystä tilanteesta ja miten sovellus asennetaan puhelimeen.
Hyvä toimittaja tarjoaa myös lyhyen kirjallisen pikaoppaan – mieluiten yksi A4-sivu – jonka voi laittaa talteen toimiston kansioon. Tuki pitää olla saatavilla puhelimitse tai chat-palvelun kautta ainakin ensimmäisten kolmen kuukauden ajan ilman lisäveloitusta.
Etäkäyttö ei saa olla yllätyskustannus
Jos käyttö vaatii jatkuvaa säätämistä, lisenssiviidakkoa tai raskasta hallintaa, pienyritykselle tarkoitettu ratkaisu ei ole oikeasti pienyritykselle sopiva. Etäkäyttö pitää olla selkeästi hinnoiteltu: yksi kiinteä kuukausimaksu, johon sisältyy sovellukset ja tukipalvelu, on selkeämpi kuin erillinen lisenssi jokaiselle käyttäjälle ja jokaiselle toiminnolle.
Tyypillinen etäkäyttölisenssi pienyrityksessä on 10–30 €/kuukausi, ja sen pitää sisältää ainakin mobiilikäyttö, hälytysilmoitukset ja 7–30 päivän tallennepääsy. Jos perushälytykset ovat erillinen lisämaksu, kannattaa miettiä, onko toimittaja oikeasti tarkoitettu pienyrityksille.
Mitä toimivasta etäkäytöstä pitää löytyä
Hyvä pienyrityksen etäkäyttöratkaisu sisältää ainakin seuraavat toiminnot:
- Reaaliaikainen kamerakuva älypuhelimessa ja tietokoneella
- Hälytysilmoitukset suoraan puhelimeen (push-viesti)
- Tallenteiden haku päivämäärän ja kellonajan perusteella
- Mahdollisuus tallentaa tai jakaa klipin yksittäisestä tilanteesta
- Salasanasuojaus ja mahdollisuus luoda erillinen tunnus esimerkiksi alaiselle
Nämä ovat perusominaisuuksia, eivät lisäoptioita. Jos jokin näistä puuttuu tai on vaikea löytää, ratkaisu ei sovi pienyritykselle.
Käyttöönotto askel askeleelta
Toimiva käyttöönotto pienyrityksessä etenee näin:
- Sovellus asennetaan yrittäjän puhelimeen käyttöönoton yhteydessä, ei jälkikäteen itse
- Käyttäjätunnus ja salasana luodaan yhdessä paikan päällä, ei lähetetä sähköpostilla myöhemmin
- Yrittäjälle näytetään kolme tärkeintä toimintoa: reaaliaikakuva, tallenteiden haku, hälytysasetukset
- Testataan hälytyksen vastaanotto: toimittaja simuloi hälytyksen, yrittäjä tarkistaa, että ilmoitus tulee puhelimeen
- Annetaan pikaopas ja toimittajan puhelinnumero ensiyhteydenottoa varten
Kun nämä viisi vaihetta on käyty läpi, yrittäjä pystyy käyttämään järjestelmää itsenäisesti. Järjestelmä ei kuulu enää IT-asioihin vaan arjen työkaluihin – samalla tavalla kuin kassajärjestelmä tai kalenterisovellus.
