Isännöitsijän kannattaa koota hallitukselle vahinkotiedot, pohjapiirrokset, aiemmat toimenpiteet ja tarjousvertailun lähtötiedot. Päätöksen jälkeen hän voi tukea tietosuojaselosteen saatavuutta, asukastiedotetta, käyttöoikeusluetteloa ja toimittajan yhteydenpitoa.
Rekisterinpitäjä ja käsittelijä erotetaan
Taloyhtiö päättää kameravalvonnan tarkoituksesta ja keskeisistä keinoista, joten se toimii rekisterinpitäjänä. Isännöitsijä ja palveluntoimittaja voivat käsitellä tietoja taloyhtiön lukuun vain sovitussa roolissa. Jos toimittajalla on pääsy tallenteisiin, käsittelystä sovitaan kirjallisesti GDPR:n 28 artiklan mukaisesti.
Katselu ei kuulu arkirutiiniin
Tallenteita ei selata varmuuden vuoksi tai hallituksen kokouksissa. Nimetty henkilö hakee niitä vahinko-, ilkivalta- tai rikostilanteen selvittämiseksi, ja katselu kirjataan hyvänä osoitusvelvollisuuskäytäntönä.
Muutokset ja asukasvaihdokset
Isännöitsijä voi varmistaa, että uudet asukkaat saavat tiedon valvonnasta ja että poistuneiden vastuuhenkilöiden tunnukset suljetaan. Kuvausalueen, käyttötarkoituksen tai säilytysajan muuttuessa myös dokumentaatio ja informointi tarkistetaan.
Lähteet
- GDPR
- Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009
- Rikoslaki 39/1889, 24 luku
- EDPB: videovalvontaohje
- Kiinteistöliitto: Kameravalvonta
